Informe Interno, Externo y Gerencial

INFORME DE AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA

Se sabe qué hace varios siglos ya se practicaban auditorias. Muchos reyes o gente poderosa tenían como exigencia la correcta administración de las cuentas por parte de los escribanos, de modo que se pudieran evitar desfalcos o que alguna persona se aprovechara de las riquezas que en aquella época costaban tanto sudor y sangre conseguir. Sin embargo, los antecedentes de la auditoria, los encontramos en el siglo XIX, por el año1862 donde aparece por primera vez la profesión de auditor o de desarrollo de auditoria bajo la supervisión de la ley británica de Sociedades anónimas. Para evitar todo tipo de fraude en las cuentas, era necesaria una correcta inspección de las cuentas por parte de personas especializadas y ajenas al proceso, que garantizaran los resultados sin sumarse o participar en el desfalco. Desde entonces, y hasta principios del siglo XX, la profesión de auditoria fue creciendo y su demanda se extendió por toda Inglaterra, llegando a Estados Unidos, donde los antecedentes de las auditorias actuales fueron forjándose, en busca de nuevos objetivos donde la detección y la prevención del fraude pasaban a segundo plano y perdía cierta importancia. En 1940 los objetivos de las auditorias abarcaban, no tanto el fraude, como las posiciones financieras de la empresa o de los socios o clientes que las constituían, de modo que se pudieran establecer objetivos económicos en función de dichos estudios. De manera paralela a dicho crecimiento de la auditoria en América, aparece también el antecedente dela auditoria interna o auditoria de gobierno que en 1921 fue establecida de manera oficial mediante la construcción de la Oficina general de contabilidad. 

AUDITORÍA: Es una inspección efectuada para comprobar que el sistema de Calidad está en orden (ISO 19011)Definiciones La Sociedad Americana para el control de la calidad ( A.S.Q.C) nos da una definición de lo que se entiende por Auditoria de la calidad señalando: Es un examen sistemático de las actuaciones y decisiones de las personas con respecto a la calidad con el objeto de verificar o evaluar de manera independiente e informar del cumplimiento de los requisitos operativos del programa de calidad, las especificaciones o los requerimientos del contrato, producto o servicios Otras definiciones de Auditoria de la Calidad-Auditoria de la calidad: Es un examen sistemático e independiente de la eficacia de sistema de calidad o de alguna de sus partes. (Calidad Industrial: Glosario terminológico, MINER.)-Auditoria de la Calidad: Una auditoria no debe confundirse con las actividades de inspección y supervisión que se realizan con el único propósito de controlar un proceso o aceptar un producto o servicios. (UNE 73 - 401. 87. Garantía de calidad en Instalaciones nucleares).-Según de conformidad 8402:1994 (vocabulario) la auditoria de la calidad es Un examen metódico independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y para comprobar si estas disposiciones se llevan a cabo eficazmente y son adecuadas para alcanzarlos objetivos previos. 4

AUDITORÍAS INTERNAS O DE PRIMERA PARTE: El cliente y el auditado son la misma organización. Es decir, es organizada por la propia empresa, en sus propias instalaciones. Aunque puede existir una petición del propio sector de la empresa o de otro sector para que se lleve a cabo. El auditor puede ser en este caso un miembro de la misma organización o una persona o grupo de personas subcontratadas, es decir, externas a la organización. La auditoría interna es el medio de verificar que el sistema de la calidad implantado resulta apropiado y además supone una herramienta de mejora permanente en la empresa. Los resultados de este tipo de auditorías se presentan al responsable del sector auditado que extraerá personalmente las conclusiones oportunas, de acuerdo con la dirección y con el cliente. El análisis de resultados y las conclusiones de la auditoría son documentos internos de la empresa.

AUDITORÍAS DE SEGUNDA PARTE: El cliente y el auditado no son la misma organización. Son auditorías externas. El auditor en este caso no pertenece a la organización auditada sino que proviene de la organización cliente o es una persona o grupo de personas subcontratadas, externas tanto al cliente como al auditado. La decisión de iniciar la auditoría procede en este caso del cliente y debe ser aceptada por el suministrador que tiene, la empresa puede oponerse a someterse a dicha auditoría, pero entonces tiene que enfrentarse a las posibles consecuencias, como la posible ruptura de relaciones comerciales. El cliente puede solicitar este tipo de auditoría por varios motivos:-Auditoría de evaluación: antes de comenzar una relación contractual con un suministrador, puede desear que se someta a una auditoría para hacer una evaluación del mismo.-Auditoría de seguimiento: dentro de un marco contractual, el cliente puede desea revaluar de forma periódica a su suministrador.-Dentro del marco contractual, puede desearse evaluar al suministrador después por ejemplo de la implantación de un plan de acciones correctoras emprendido ante los resultados de una auditoría anterior. En este marco la auditoría es una herramienta de mejora basada en un marco de colaboración entre cliente y suministrador. Los resultados de este tipo de auditorías deben permanecer en el marco de relaciones cliente/suministrador. 10

AUDITORÍAS EXTERNAS, DE TERCERA PARTE O DE CERTIFICACIÓN: Esta auditoría la solicita la empresa a un organismo independiente y reconocido. Esta auditoría tiene por objeto la evaluación de la organización con la intención de encuadrar sus actividades en el marco de un modelo determinado (por ejemplo la norma ISO 9001)La auditoría debe planificarse cuidadosamente, detallando fechas, documentación, itinerario, etc., e informando a todo el personal de su realización. Estas auditorías otorgan la concesión, conservación o revocación de una homologación, certificación, calificación, consentimiento o habilitación concreta. Este tipo de auditorías tienen una serie de reglamentos (distintos según el tipo de evaluación).El cliente no debe obstaculizar el trabajo de los auditores, y debe poner a su disposición los medios necesarios para realizarlas en las mejores condiciones. Con el análisis de todos los datos recogidos se efectúa un informe final que se comunica únicamente al cliente, ya que es estrictamente confidencial. Si el informe es desfavorable, en el propio documento aparecerán los problemas detectados para que el auditado proceda a su corrección o prevención en la medida de lo posible. La auditoría del sistema de calidad más conocida es la efectuada a partir de la norma internacional ISO 9001. Estas son certificaciones del sistema de calidad, pero también pueden efectuarse certificaciones de productos y servicios.

La calidad es una ventaja competitiva para aquellas empresas que se han identificado con ella y en donde la gerencia se encuentra plenamente identificada con su alcance, repercusiones, con todo lo que ello puede generar. Una vez que se ha inculcado obliga a la gerencia estar atenta sobre su comportamiento, cuidando, la forma como se está manteniendo, su alcance, logros, así como sus debilidades. Por tanto, la Auditoria de la calidad es una importante actividad que permite a las organizaciones mejorar sus funciones en forma continua. La auditoría puede ser tanto interna o externa a la organización. Auditoria Interna: Tiene como propósito verificar si las actividades relacionadas con la calidad están conformes con las especificadas en el sistema de asegurados y control de la calidad estas actividades las desarrolla personal de la empresa. Las acciones conectivas después de una auditoria interna deben documentarse. Auditoria Externa: Tiene el mismo propósito de la auditoria interna pero con la diferencia que es realizada por miembros que no pertenecen a la organización. El auditor tiene que tener la capacitación adecuada para desempeñar este cargo tan importante, además experiencia necesaria ya de esto depende obtener resultados valederos para realizar el informe final. Las etapas de la auditoria de calidad son: planificación, ejecución, informe y seguimiento. La auditoría de la calidad proporciona información valiosa a la dirección o gerentes de la empresa para la toma de decisiones en cuanto al 12 mejoramiento continuo.

INFORME GERENCIAL

Pautas para elaborar un informe eficaz, comprensible y bien presentado
Se denominan informes gerenciales a los informes presentados por el gerente de una empresa. Los informes gerenciales están dirigidos a los directivos de la empresa.
Un informe debería contar con:
* Una estructura ordenada,
* Claridad expositiva,
* Redacción eficaz y brevedad.
La estructura
El informe consiste en una concatenación ordenada de ideas que se pueden sintetizar en tres o cuatro puntos centrales, en donde se defiende una tesis que queda completamente clara en la primera lectura del mismo. La estructura debe permitir retener los puntos principales del mismo en una lectura rápida, casi en diagonal. Y, si la extensión del informe no lo permite, se debe optar por la fórmula del resumen ejecutivo.
La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción (introducción, nudo y desenlace) a su vez, desmenuzable en distintos pasos. Por tanto, selecciona tus ideas, el objetivo que persiguen, asígnales los datos que les corresponda (tablas, gráficos, recuadros...) y comienza a redactar siguiendo la estructura definida.
¿Cuánto escribir?
No hay un número de páginas exacto ni para cada capítulo ni para el informe. Cada uno aporta su propia información y en función de eso hay que redactarlo. El objetivo de ser breve pero explicativo debe ser constante.
En los informes, el rango de importancia de la información es de menor a mayor. Siempre se empieza por un orden cronológico y secuencial hasta finalizar con unos resultados y conclusiones espectaculares.
Partes del informe I
* La introducción. Presenta la situación objeto del informe y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento.
* Los antecedentes. Reflejan las razones que nos han llevado a elaborar ese informe. En definitiva, se trata de poner al lector en antecedentes, aportando los datos, recursos o metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar. También se destacarán las partes pertinentes del estudio FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) que fue aplicado previamente y que podrían revisarse en este nuevo informe.
* La metodología. En este apartado, hay que incluir información sobre el método que hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe. Se detallan todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como idóneos. También es necesario explicar todos los vocablos técnicos utilizados con paréntesis y pies de página para que su significado quede claro a cualquier perfil de lector.
* Los resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos. En esta parte, los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, pero conviene alternarlos con texto para no recargarlo de cifras.
Partes del informe II
* Las limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido incluir o no se han podido consultar o contrastar al redactarlo. Son las carencias que presentan las soluciones aportadas en ese informe.
* Las conclusiones. Es una de las partes más esclarecedoras del informe. El autor presentará las conclusiones a las que ha llegado para lograr modificar la realidad o la situación objeto de análisis.
* Las recomendaciones. Este apartado debe ser una herramienta útil para la empresa. Nuestra visión de expertos debe quedar patente recomendando pautas y soluciones con el fin de que sean ejecutadas por quienes corresponda tomar partido. El autor del informe aborda compromisos fruto de sus reflexiones y análisis previos.
* Información complementaria. En los anexos deberíamos siempre contar con algunas citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas y fuentes fidedignas para reforzar la tesis central que se expresará en el nudo del informe. Además se debe proponer al lector cómo localizar las fuentes originales utilizadas en el informe (documentos o webs).
¿Word o PowerPoint?
A la hora de presentar el informe, ambos formatos pueden complementarse. Word crea documentos diseñados para ser leídos y PowerPoint permite elaborar informes diseñados para ser presentados, no leídos.
Por tanto, en Word se puede hacer un documento altamente explicativo cargado de argumentos y defensa de los mismos y, también, un documento ejecutivo en PowerPoint para ser presentado por el autor u otros destinatarios. Es conveniente que los asistentes a la reunión reciban una copia del informe en soporte digital.
Dos modalidades
1. Técnicos. Se dirigen a personas con habilidades técnicas similares a quien redacta el informe y hablan al lector de igual a igual, usando tecnicismos cuyo significado siempre debe explicarse. Este perfil de lector estará en condiciones de interpretar con facilidad ciertas informaciones o datos (tablas, recuadros, gráficos...) que se aporten al documento.
2. Divulgativos. Se dirigen a un público heterogéneo (de la misma especialización o no que el autor) al cual hay que informar de forma masiva. El uso de tecnicismos es menos abundante. También es posible usarlos siempre que se expliquen. Al ser su finalidad divulgativa, debemos rechazar los datos complejos o superfluos que se desvíen del objetivo concreto del informe.
Como organizarlo
* Portada. El título es el primer elemento de atracción. Elígelo informativo, llamativo y sugerente, apoyado en un subtítulo explicativo. Que sean imaginativos. También pueden incluirse portadillas para separar distintos capítulos. Una buena encuadernación es fundamental. Detalles como añadir el logo y color corporativos son, a menudo, aconsejables.
* Índice. Sirve para numerar los contenidos del informe y sus correspondientes epígrafes. Luego vendrá el cuerpo del informe y el opcional apartado de anexos debidamente paginado. Puede añadirse un índice de tablas y gráficos.
* Gráficos, estadísticas, encuestas... Todos los documentos útiles para la comprensión del informe (encuestas, cuestionarios, fotografías...) tendrán cabida, sobre todo al final del documento, para no recargarlo. Aportan Información numérica, resumen largas parrafadas o muestran ideas explicativas de cómo se encadenan las ideas.
* Detalles estéticos. Usa un tamaño de letra que no desafíe la visión (Arias o Times en cuerpo 11 ó 12), un interlineado cómodo (desaconsejado el doble para los informes, frente al sencillo o de 1,5 líneas) y márgenes y espacios entre párrafos holgados para que descanse la vista. Desaconsejados los subrayados y preferibles la negrita, viñetas y símbolos para resaltar datos.

Hallazgos

HALLAZGOS

Concepto

El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición con el criterio. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos.

Todos los hallazgos determinados por la contraloría territorial son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios o de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto).

En las contralorías territoriales, ante hechos constitutivos de posibles hallazgos, se utilizará el término “observaciones de auditoría”, que inicialmente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo, con base en la respuesta o descargos presentados por el ente auditado, cuando ésta se da.
Dentro del proceso de la auditoría, la atención se centra en la determinación y validación de hallazgos especialmente con connotación fiscal, ya que éstos fundamentan en buena parte la opinión y conceptos del auditor.

Los hallazgos se constituyen en un aspecto importante en los resultados de la auditoría, toda vez que el análisis profesional y objetivo refleja la situación del auditado.

La aplicación de técnicas y procedimientos permite al auditor encontrar hechos o situaciones que impactan el desempeño de la organización; estas técnicas y procedimientos se aplican sobre información, casos, situaciones, hechos o relaciones específicas.

La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma lógica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narración coherente de los hechos.
Los procedimientos realizados se deben documentar en los papeles de trabajo.

Características y requisitos del hallazgo

La determinación, análisis, evaluación y validación del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso, para que éste cumpla con las características que lo identifican, las cuales exigen que éste debe ser:

Característica / Requisito	Concepto
Objetivo	El hallazgo se debe establecer con funda mento en la comparación entre el criterio y la condición.
Factual (de los hechos, o relativo a ellos)	Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de traba jo. Presentados como son, independiente mente del valor emocional o subjetivo.
Relevante	Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la percepción colectiva del equipo auditor.
Claro	Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que esté argumen tado y que sea válido para los interesados.
Verificable	Que se pueda confrontar con hechos, evi dencias o pruebas.
Útil	Que su establecimiento contribuya a la eco nomía, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilización de los recursos públicos, a la racionalidad de la administración para la toma de deci siones y que en general sirva al mejoramien to continuo de la organización.

CUALES SON LAS CLASES O TIPOS DE HALLAZGOS EN UNA AUDITORIA

Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera, de acuerdo con las aseveraciones efectuadas por la gerencia en los estados financieros. Pueden referirse a diversos aspectos de la estructura de control interno, tales como: ambiente de control, sistema de contabilidad y procedimientos de control

Un hallazgo de auditoría es el resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

La verificación del cumplimiento real de la norma y del sistema, nos obliga a buscar evidencias objetivas. Estas evidencias deben ser evaluadas siguiendo los criterios de auditoría previamente definidos, para obtener los hallazgos.

Estos se pueden categorizar de la siguiente manera:

·         No Conformidad: Incumplimiento de un requisito, que puede ser de la propia norma o del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización, o de los requisitos del cliente. Este tipo de desviación afecta a la conformidad del producto o servicio y deben ser resueltas de manera inmediata.

·         Desviación: Son incumplimientos como los anteriores pero que no afectan a la calidad del producto o servicio. Se trata de fallos no sistemáticos

·         Observación: Se trata de un hallazgo que no incumple ningún requisito de la norma, o del que no se tiene una evidencia objetiva.

EJEMPLOS SOBRE HALLAZGOS DE AUDITORÍA EMPLEANDO LOSATRIBUTOS EJEMPLO No 1

CONDICIÓN

Durante la indagación en el proceso de auditoría de la Empresa PúblicaXXX, se identificó que controles generales de tecnologías deinformación requeridos para proteger los archivos de los datos de lastransacciones diarias son mínimos, por no seguir los procedimientosestablecidos por ley y el manual de funciones.

CRITERIO

La Ley 1178, en su artículo 13, establece que el Control Gubernamentaltiene como o9nbjetivo mejorar la eficiencia en la captación uso de losrecursos públicos y en las operaciones del Estado, la confiabilidad de lainformación que se genere por los mismos, y la Norma de AuditoríaGubernamental 270 de las normas de auditoría de tecnologías deinformación y comunicación, la NAG 271 planeación en su numeral 030que señala que el auditor gubernamental debe comprender las políticasde gestión, formas de registro, niveles de seguridad y uso de lascomunicaciones para la gestión de la información.Se aplica también la NAG 273 del control interno de auditoría detecnologías de información y comunicación, donde expresa que elauditor gubernamental debe comprender y evaluar el control internopara identificar las áreas críticas, que requieren un examen profundo, ydeterminar su grado de confiabilidad.

CAUSA

Esta situación se presenta debido a controles de tecnologías deinformación son mínimos.

EFECTO

Debido a que los controles de tecnologías de información, son mínimos,la información corre el riesgo de no ser confiable la información correel riesgo de no ser confiable y amplia el margen de posibilidades deriesgo de auditoría y fraude por la probable manipulación de lainformación de las transacciones del ente.

RECOMENDACIONES

Los principales ejecutivos deben cumplir lo dispuesto pr la Ley 1178 y elDS 23215 en su capítulo III artículo 21 y 22que señala que lanormatividad secundaria de control gubernamental interno estáintegrado en los sistemas de administración y se desarrollará enreglamentos, manuales, instructivos y guías, siendo la MAE de cadaentidad la responsable de establecer y mantener un adecuado controlinterno, su incumplimiento puede estar sujeto a la responsabilidadejecutiva e incluso civil de acuerdo al art 1 c), 27 d) ,c) y f) de la ley1178

Confirmaciones bancarias y Abogado, Carta de Representación

NIA 260 - Responsabilidad del auditor de comunicarse con los responsables del gobierno

El NIA es la normativa sobre la responsabilidad del auditor, de comunicarse con los responsables del gobierno.

Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de comunicarse con los responsables del gobierno de la entidad en una auditoría de estados financieros. Aunque la presente NIA se aplica con independencia de la dimensión o estructura de gobierno de la entidad, su aplicación presenta particularidades cuando todos los responsables del gobierno de la entidad participan en su dirección, y en el caso de entidades cotizadas.

Esta NIA no establece requerimientos relativos a la comunicación del auditor con la dirección de una entidad o con sus propietarios a menos que sean a la vez responsables del gobierno de la entidad.

El ámbito de aplicación de esta NIA es la auditoría de estados financieros, pero también puede aplicarse, adaptada en la medida en que las circunstancias lo requieran, a las auditorías de otra información financiera histórica, cuando los responsables del gobierno de la entidad sean los responsables de supervisar la preparación de dicha información financiera histórica.

Dada la importancia de la existencia de una comunicación recíproca eficaz durante la realización de una auditoría de estados financieros, esta NIA proporciona un marco general para la comunicación del auditor con los responsables del gobierno de la entidad e identifica algunos asuntos específicos que deberán ser objeto de comunicación. En otras NIA (véase el anexo 1) se enumeran otras cuestiones adicionales que deberán ser objeto de comunicación y que complementan los requerimientos de la presente NIA. Asimismo, la NIA 2651establece requerimientos específicos relativos a la comunicación a los responsables del gobierno de la entidad de aquellas deficiencias significativas en el control interno que el auditor haya identificado durante la realización de la auditoría. Adicionalmente, la comunicación de otras cuestiones no previstas en esta o en otras NIA puede venir exigida por las disposiciones legales o reglamentarias, por acuerdos celebrados con la entidad o por otros requerimientos que resulten de aplicación al encargo, como, por ejemplo, normas emitidas por una organización profesional nacional de contabilidad. Esta NIA no impide al auditor comunicar cualquier otro asunto a los responsables del gobierno de la entidad.

Requerimientos:

Responsables del gobierno de la entidad

• El auditor determinará la persona o personas que, dentro de la estructura de gobierno de la entidad, sean las adecuadas a efectos de realizar sus comunicaciones.
• Cuando el auditor se comunique con un subgrupo de los responsables del gobierno de la entidad, como,por ejemplo, con un comité de auditoría, o con una persona, determinará si es necesario comunicarse también con el órgano de gobierno en pleno.
• En algunos casos, todos los responsables del gobierno de la entidad participan en su dirección, como, por ejemplo, en el caso de una empresa pequeña en la que el único propietario dirige la entidad y nadie más desempeña funciones de gobierno. En estos casos, si las cuestiones previstas en la presente NIA se comunican al responsable o responsables de la dirección y esas mismas personas ejercen como responsables del gobierno de la entidad, no es necesario comunicar dichas cuestiones de nuevo a tales personas en su función de responsables del gobierno. Esas cuestiones se enumeran en el apartado 16(c). No obstante, el auditor se satisfará de que la comunicación con el directivo o directivos sea suficiente para considerar que todos aquellos a los que el auditor debería informar como responsables del gobierno de la entidad han sido informados.

PROCEDIMIENTOS DE CONFIRMACIÓN ENTRE BANCOS

Introducción

El propósito de esta declaración es proporcionar ayuda al auditor externo independiente y también a la administración de un banco, como auditores internos e inspectores, sobre los procedimientos de confirmación entre bancos.  Los lineamientos contenidos en esta declaración deberían contribuir a la efectividad de los procedimientos de confirmación entre bancos y a la eficiencia del procesamiento de respuestas.

Un importante paso de auditoría en el examen de los estados financieros e información relacionada de un banco es solicitar confirmación directa de otros bancos tanto de los saldos y otras cantidades que aparecen en el balance general como de otra información que pueda no estar mostrada en el frente del balance pero que pueda ser revelada en las notas a los estados financieros.  Las partidas aparte el estado de situación financiera que requieren confirmación incluyen partidas tales como garantías, compras anticipadas, y compromisos de venta, opciones de recompra, y acuerdos de compensación.  Este tipo de evidencia de auditoría es valioso porque viene directamente de una fuente independiente y, por lo tanto, proporciona mayor confiabilidad que la obtenida únicamente en los propios registros del banco.

El auditor, al buscar obtener confirmaciones entre bancos puede encontrar dificultades en relación al idioma, terminología, interpretaciones consistentes y alcance de los asuntos cubiertos por la respuesta.  Frecuentemente, estas dificultades resultan del uso de diferentes clases de solicitudes de confirmación o de malos entendidos sobre lo que se supone que cubren.

Los procedimientos de auditoría pueden diferir de país a país, y consecuentemente las prácticas locales tendrán relevancia para la forma en que se apliquen los procedimientos de confirmación entre bancos.  Si bien esta declaración no pretende describir un conjunto integral de procedimientos de auditoría, no obstante, sí enfatiza algunos pasos importantes que deberían seguirse en el uso de una solicitud de confirmación.

 La necesidad de confirmación

Una característica esencial del control de la administración sobre las relaciones de negocios, con individuos o grupos de instituciones financieras, es la capacidad de obtener confirmación de las transacciones con dichas instituciones y de las posiciones resultantes.  El requerimiento de confirmación por un banco surge de la necesidad de la administración del banco y de sus auditores de confirmar las relaciones financieras y de negocios entre los siguientes:

·       El banco y otros bancos dentro del mismo país;

·       El banco y otros bancos en diferentes países; y

·       El banco y sus clientes que no son bancos.

Si bien las relaciones entre bancos son similares en naturaleza a las que hay entre el banco y un cliente que no sea banco, puede haber una importancia especial en algunas relaciones entre bancos, por ejemplo, en conexión con ciertos tipos de transacciones “aparte del estado de situación financiera”, como contingencias, transacciones anticipadas, compromisos y acuerdos de compensación.

Uso de solicitudes de confirmación

Los lineamientos expuestos en los siguientes párrafos están diseñados para ayudar a los bancos y a sus auditores  a obtener confirmación independiente de las relaciones financieras y de negocios dentro de otros bancos.  Sin embargo, puede haber ocasiones en las que el enfoque descrito dentro de esta declaración pueda ser también apropiado para procedimientos de confirmación entre el banco y sus clientes que no son bancos, los procedimientos descritos no son relevantes para los procedimientos de rutina de confirmación entre bancos que se llevan a cabo con respecto de las transacciones comerciales cotidianas conducidas entre ellos.

El auditor deberá decidir a qué banco o bancos solicitar confirmación, prestar atención a asuntos como tamaño de los saldos, volumen de actividad, grado de confiabilidad sobre los controles internos, e importancia relativa dentro del contexto de los estados financieros.  Las pruebas de actividades particulares del banco pueden estructurarse en diferentes maneras y las confirmaciones pueden, por lo tanto, estar limitadas únicamente a investigaciones sobre dichas actividades.  Las solicitudes de confirmación de transacciones individuales pueden, ya sea, formar parte de la prueba del sistema de control interno de un banco, o ser un medio de verificar saldos que aparecen en los estados financieros de un banco en una fecha particular.  Por lo tanto, las solicitudes de confirmación debería ser diseñadas para satisfacer el propósito particular para el cual se requieren.

El auditor deberá determinar cuál de los siguientes enfoques es el más apropiado al buscar confirmación de saldos y otra información de otro banco:

·       Detallar los saldos y otra información, y solicitar confirmación de sus exactitudes e integridad, o

·       Solicitar detalles de saldos y otra información, que pueden entonces ser comparados con los registros del banco que solicita.

Al determinar cuál de los enfoques de arriba es el más apropiado, el auditor debería ponderar la calidad de evidencia de auditoría que requiere en las circunstancias particulares contra la factibilidad de obtener una respuesta del banco que confirma.

Puede encontrarse dificultad para obtener una respuesta satisfactoria aún donde el banco que solicita someta información para confirmación al banco que confirma.  Es importante que se busque una respuesta para todas las solicitudes de confirmación.  No es práctica acostumbrada solicitar una respuesta sólo si la información sometida es incorrecta o incompleta.

Preparación y envío de solicitudes y recepción de respuestas

El auditor deberá determinar la dependencia apropiada a la que debe enviarse la solicitud de confirmación, por ejemplo, un departamento, como auditoría interna, inspección y algún otro departamento especializado, que puede ser designado por el banco que confirma, como responsable de responder las solicitudes de confirmación.  Puede ser apropiado, por lo tanto, dirigir solicitudes de confirmación a la oficina principal del banco (en la que regularmente se localizan dichos departamentos) y no a la dependencia donde se conservan los saldos y otra información relevante.  En otras situaciones, la dependencia apropiada puede ser la sucursal local del banco que confirma.

Siempre que sea posible, la solicitud de confirmación debería prepararse en el idioma del banco que confirma o en el idioma normalmente usado para fines de negocios.

El control sobre el contenido y envío de solicitudes de confirmación es responsabilidad del auditor.  Sin embargo, será necesario que la solicitud sea autorizada por el banco que solicita.  Las respuestas deberán dirigirse directamente al auditor y para facilitar dicha respuesta deberá incluirse con la solicitud un sobre porteado y con la dirección del auditor.

Contenido de las solicitudes de confirmación

La forma y contenido de una carta solicitud de confirmación dependerá del propósito para el que se requiera, de prácticas locales, y de los procedimientos contables del banco que solicita, por ejemplo, de si usa o no en forma intensa el procesamiento electrónico de datos.

 La solicitud de confirmación deberá ser preparada de una manera clara y concisa para asegurar la pronta comprensión del banco que confirma.

No toda la información para la cual generalmente se busca confirmación se requerirá al mismo tiempo.  Por consiguiente, se pueden enviar cartas de solicitud en diversas épocas durante el año, referentes a aspectos particulares de la relación entre bancos.

La información más comúnmente solicitada es respecto de los saldos vencidos al, o del, banco que solicita en las cuentas corrientes, de depósitos, de préstamos u otras. La carta  de solicitud deberá proporcionar la descripción de la cuenta, el número y el tipo de moneda para la cuenta.  Puede ser también aconsejable solicitar información sobre los saldos en cero en cuentas de corresponsales, o que se cerraron en los doce meses anteriores a la fecha de confirmación.  El banco solicitante puede pedir confirmación no sólo de los saldos sobre cuentas sino también, donde pueda ser útil, otra información, como los términos de vencimiento e interés, recursos no usados, líneas de crédito/recursos de reserva, cualquier compensación y otros derechos o gravámenes, y detalles de cualquier colateral dado o recibido.

Un parte importante del negocio bancario se relaciona con el control de aquellas transacciones comúnmente designadas como “fuera del estado de situación financiera”.  Consecuentemente, es probable que el banco solicitante y sus auditores soliciten confirmación de pasivos contingentes, como los que surgen sobre garantías, cartas confort y cartas de compromisos, facturas, aceptaciones propias y endosos.  Puede buscarse la confirmación tanto de los pasivos contingentes del banco solicitante al banco que confirma como del banco que confirma al banco solicitante.  Los detalles suministrados o solicitados deberían describir la naturaleza de los pasivos contingentes junto con su moneda y cantidad.

Debería buscarse también la confirmación de convenios de recompra y reventa de activos y de opciones vigentes en la fecha relevante.  Dicha confirmación debería describir el activo cubierto por el convenio, la fecha en que se contrató la transacción, su fecha de vencimiento  y los términos en los que se completó

Otra categoría de información, para la cual a menudo se solicita confirmación independiente en una fecha distinta de la fecha de la transacción, concierne a divisas a futuro, metal en barras, valores y otros contratos vigentes.  Es práctica bien establecida para los bancos confirmar transacciones con otros bancos al hacerse.  Sin embargo, es la práctica para fines de auditoría confirmar independientemente una muestra de transacciones seleccionadas de un periodo de tiempo, o confirmar todas las transacciones sin vencer con una contraparte.  La solicitud debería dar detalles de cada contrato comprado y vendido, a y de, el banco solicitante.

Los bancos a menudo tienen valores y otras partidas en custodia o en beneficio de los clientes.  Así que, una carta de solicitud puede requerir la confirmación de dichas partidas que tiene el banco que confirma, en una fecha específica.  La confirmación debería incluir una descripción de las partidas y la naturaleza de cualquier gravamen u otros derechos sobre ellas.

Modelo de Carta de Representacion

San Salvador, __ de enero de 200_.

Señores
Auditores y Asociados
Auditor Externo
Presente.

Esta carta de representación se proporciona en relación con su auditoría de los estados financieros de la _________nombre completo de la entidad__________ por el año que terminó el 31 de diciembre de 200_, cuyo propósito es expresar una opinión sobre si los estados financieros proporcionados a ustedes, presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera, el resultado de operaciones, los flujos de efectivo y los cambios en el patrimonio por el año que terminó en esa fecha, de acuerdo con la base contable utilizada.

Reconocemos nuestra responsabilidad por la elaboración y presentación confiable de los estados financieros de acuerdo con la base de contabilidad utilizada por nuestra Entidad. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener el control interno relevante a la preparación y presentación razonable de los estados financieros que estén libres de representaciones erróneas de importancia relativa, ya sea debidas a fraude o error; seleccionando y aplicando políticas contables apropiadas, y haciendo estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias.

Confirmamos, según nuestro leal saber y entender, las siguientes representaciones hechas a ustedes durante el desarrollo de la auditoría:

1. Los estados financieros a que se hace referencia en la presente carta, han sido preparados de acuerdo con el Sistema de Contabilidad, basado en ___relacionar la base contable, ej: ___Principios de Contabilidad Generalmente Aceptadas en El Salvador___ o ___Normas de Información Financiera adoptadas en El Salvador___ según corresponda ___.

2. Hemos puesto a su disposición todos los libros y registros contables y de documentación de soporte, así como las actas de reuniones de las Juntas de Accionistas y de Directiva, relativas al período sujeto a examen.

3. No han habido incumplimientos de leyes o regulaciones, reales o posibles, de los que tengamos conocimiento y que puedan tener un efecto significativo en los estados financieros en caso de incumplimiento. (___ en caso de existir incumplimientos detallarlos a continuación ___)

4. Con respecto al tema de fraude confirmamos que, entendemos que el término “fraude” incluye errores o irregularidades que resulten de información financiera fraudulenta y de la apropiación indebida de activos, por lo tanto reconocemos nuestra responsabilidad con respecto a la implementación y operación de sistemas contables y de control interno diseñados para prevenir y detectar fraude y errores.

Al respecto, no han habido irregularidades que involucren a miembros de la administración o empleados que tengan un papel importante en los sistemas de contabilidad y de control interno, que pudieran tener un efecto de importancia relativa sobre los estados financieros, asimismo, no tenemos conocimiento de fraude ni sospechas de fraude que puedan afectar a la entidad y que afecte significativamente los estados financieros al 31 de diciembre de 200_.

5. Confirmamos la integridad de la información que les hemos provisto con respecto a la identificación de las partes relacionadas y con respecto a las transacciones con dichas partes que sean significativas para los estados financieros. La identidad de las partes relacionadas, y los saldos y transacciones con éstas, se han registrado apropiadamente y, en caso que corresponda, han sido revelados adecuadamente en los estados financieros. Entendemos que se requiere revelar las transacciones con partes relacionadas. (___ en caso de NO existir partes relacionadas informarlo ___)

6. Los saldos y montos revelados en los estados financieros representan nuestra mejor estimación del valor razonable de los activos y pasivos que requieren ser revelados por las prácticas contables. Los métodos de medición y los supuestos significativos utilizados para determinar el valor razonable han sido aplicados de manera consistente, son razonables y reflejan adecuadamente nuestra intención y capacidad de llevar a cabo acciones específicas en nombre de la Entidad en la medida que sean relevantes para las medidas o revelaciones del valor razonable.

7. Hemos registrado o revelado como fue apropiado, todos los pasivos, actuales y contingentes y hemos revelado en los estados financieros todas las garantías entregadas a terceras partes. (___ en caso de existir garantías otorgadas detallarlas a continuación ___)

8. Los Estados Financieros proporcionados a ustedes para su examen, presentan los saldos que a continuación se detallan, los cuales han sido debidamente registrados y desglosados:

Balance General al 31 de Diciembre de 200_:
Detallar cuentas y saldos . . .

Estado de Resultados del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 200_:
Detallar cuentas y saldos . . .

9. No tenemos conocimiento de reclamos existentes o esperados, excepto por lo que podrían revelar nuestros abogados en carta separada.

10. Excepto por lo revelado en los estados financieros o notas a los estados financieros, no hay otra ganancia o pérdida contingente u otros pasivos que son requeridos a ser reconocidos o revelados en los estados financieros, incluyendo pasivos o contingencias por temas ambientales resultantes de actos ilegales o posiblemente ilegales, o posibles violaciones a los derechos humanos, legislaciones ó asuntos ambientales que pueden tener un impacto material en los estados financieros.

11. No tenemos planes ni intenciones que puedan alterar en forma importante el valor en libros o la clasificación de activos y pasivos reflejados en los estados financieros. Los estados financieros están libres de representaciones erróneas de importancia relativa, incluyendo omisiones.

(__ agregar nuevos numerales, en caso de existir cambios en el tratamiento contable o fiscal de los inventarios, cuentas incobrables, depreciaciones, amortizaciones, o partidas extraordinarias importantes o no usuales, u otros asuntos que podrían afectar a la Entidad y por tanto sea pertinente su revelación ___)


12. Ningún evento ha ocurrido posterior a la fecha de los Estados Financieros, que pudiera requerir ajuste o revelación consecuente. ( Caso contrario, de existir asuntos materiales a la fecha, que requieran revelación, relacionarlos ).

nombre, firma y sello nombre, firma y sello
del Representante Legal del Gerente o Administrador