Hallazgos

HALLAZGOS

Concepto

El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición con el criterio. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos.

Todos los hallazgos determinados por la contraloría territorial son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios o de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto).

En las contralorías territoriales, ante hechos constitutivos de posibles hallazgos, se utilizará el término “observaciones de auditoría”, que inicialmente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo, con base en la respuesta o descargos presentados por el ente auditado, cuando ésta se da.
Dentro del proceso de la auditoría, la atención se centra en la determinación y validación de hallazgos especialmente con connotación fiscal, ya que éstos fundamentan en buena parte la opinión y conceptos del auditor.

Los hallazgos se constituyen en un aspecto importante en los resultados de la auditoría, toda vez que el análisis profesional y objetivo refleja la situación del auditado.

La aplicación de técnicas y procedimientos permite al auditor encontrar hechos o situaciones que impactan el desempeño de la organización; estas técnicas y procedimientos se aplican sobre información, casos, situaciones, hechos o relaciones específicas.

La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma lógica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narración coherente de los hechos.
Los procedimientos realizados se deben documentar en los papeles de trabajo.

Características y requisitos del hallazgo

La determinación, análisis, evaluación y validación del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso, para que éste cumpla con las características que lo identifican, las cuales exigen que éste debe ser:

Característica / Requisito	Concepto
Objetivo	El hallazgo se debe establecer con funda mento en la comparación entre el criterio y la condición.
Factual (de los hechos, o relativo a ellos)	Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de traba jo. Presentados como son, independiente mente del valor emocional o subjetivo.
Relevante	Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la percepción colectiva del equipo auditor.
Claro	Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que esté argumen tado y que sea válido para los interesados.
Verificable	Que se pueda confrontar con hechos, evi dencias o pruebas.
Útil	Que su establecimiento contribuya a la eco nomía, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilización de los recursos públicos, a la racionalidad de la administración para la toma de deci siones y que en general sirva al mejoramien to continuo de la organización.

CUALES SON LAS CLASES O TIPOS DE HALLAZGOS EN UNA AUDITORIA

Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera, de acuerdo con las aseveraciones efectuadas por la gerencia en los estados financieros. Pueden referirse a diversos aspectos de la estructura de control interno, tales como: ambiente de control, sistema de contabilidad y procedimientos de control

Un hallazgo de auditoría es el resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

La verificación del cumplimiento real de la norma y del sistema, nos obliga a buscar evidencias objetivas. Estas evidencias deben ser evaluadas siguiendo los criterios de auditoría previamente definidos, para obtener los hallazgos.

Estos se pueden categorizar de la siguiente manera:

·         No Conformidad: Incumplimiento de un requisito, que puede ser de la propia norma o del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización, o de los requisitos del cliente. Este tipo de desviación afecta a la conformidad del producto o servicio y deben ser resueltas de manera inmediata.

·         Desviación: Son incumplimientos como los anteriores pero que no afectan a la calidad del producto o servicio. Se trata de fallos no sistemáticos

·         Observación: Se trata de un hallazgo que no incumple ningún requisito de la norma, o del que no se tiene una evidencia objetiva.

EJEMPLOS SOBRE HALLAZGOS DE AUDITORÍA EMPLEANDO LOSATRIBUTOS EJEMPLO No 1

CONDICIÓN

Durante la indagación en el proceso de auditoría de la Empresa PúblicaXXX, se identificó que controles generales de tecnologías deinformación requeridos para proteger los archivos de los datos de lastransacciones diarias son mínimos, por no seguir los procedimientosestablecidos por ley y el manual de funciones.

CRITERIO

La Ley 1178, en su artículo 13, establece que el Control Gubernamentaltiene como o9nbjetivo mejorar la eficiencia en la captación uso de losrecursos públicos y en las operaciones del Estado, la confiabilidad de lainformación que se genere por los mismos, y la Norma de AuditoríaGubernamental 270 de las normas de auditoría de tecnologías deinformación y comunicación, la NAG 271 planeación en su numeral 030que señala que el auditor gubernamental debe comprender las políticasde gestión, formas de registro, niveles de seguridad y uso de lascomunicaciones para la gestión de la información.Se aplica también la NAG 273 del control interno de auditoría detecnologías de información y comunicación, donde expresa que elauditor gubernamental debe comprender y evaluar el control internopara identificar las áreas críticas, que requieren un examen profundo, ydeterminar su grado de confiabilidad.

CAUSA

Esta situación se presenta debido a controles de tecnologías deinformación son mínimos.

EFECTO

Debido a que los controles de tecnologías de información, son mínimos,la información corre el riesgo de no ser confiable la información correel riesgo de no ser confiable y amplia el margen de posibilidades deriesgo de auditoría y fraude por la probable manipulación de lainformación de las transacciones del ente.

RECOMENDACIONES

Los principales ejecutivos deben cumplir lo dispuesto pr la Ley 1178 y elDS 23215 en su capítulo III artículo 21 y 22que señala que lanormatividad secundaria de control gubernamental interno estáintegrado en los sistemas de administración y se desarrollará enreglamentos, manuales, instructivos y guías, siendo la MAE de cadaentidad la responsable de establecer y mantener un adecuado controlinterno, su incumplimiento puede estar sujeto a la responsabilidadejecutiva e incluso civil de acuerdo al art 1 c), 27 d) ,c) y f) de la ley1178