Informe Interno, Externo y Gerencial

INFORME DE AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA

Se sabe qué hace varios siglos ya se practicaban auditorias. Muchos reyes o gente poderosa tenían como exigencia la correcta administración de las cuentas por parte de los escribanos, de modo que se pudieran evitar desfalcos o que alguna persona se aprovechara de las riquezas que en aquella época costaban tanto sudor y sangre conseguir. Sin embargo, los antecedentes de la auditoria, los encontramos en el siglo XIX, por el año1862 donde aparece por primera vez la profesión de auditor o de desarrollo de auditoria bajo la supervisión de la ley británica de Sociedades anónimas. Para evitar todo tipo de fraude en las cuentas, era necesaria una correcta inspección de las cuentas por parte de personas especializadas y ajenas al proceso, que garantizaran los resultados sin sumarse o participar en el desfalco. Desde entonces, y hasta principios del siglo XX, la profesión de auditoria fue creciendo y su demanda se extendió por toda Inglaterra, llegando a Estados Unidos, donde los antecedentes de las auditorias actuales fueron forjándose, en busca de nuevos objetivos donde la detección y la prevención del fraude pasaban a segundo plano y perdía cierta importancia. En 1940 los objetivos de las auditorias abarcaban, no tanto el fraude, como las posiciones financieras de la empresa o de los socios o clientes que las constituían, de modo que se pudieran establecer objetivos económicos en función de dichos estudios. De manera paralela a dicho crecimiento de la auditoria en América, aparece también el antecedente dela auditoria interna o auditoria de gobierno que en 1921 fue establecida de manera oficial mediante la construcción de la Oficina general de contabilidad. 

AUDITORÍA: Es una inspección efectuada para comprobar que el sistema de Calidad está en orden (ISO 19011)Definiciones La Sociedad Americana para el control de la calidad ( A.S.Q.C) nos da una definición de lo que se entiende por Auditoria de la calidad señalando: Es un examen sistemático de las actuaciones y decisiones de las personas con respecto a la calidad con el objeto de verificar o evaluar de manera independiente e informar del cumplimiento de los requisitos operativos del programa de calidad, las especificaciones o los requerimientos del contrato, producto o servicios Otras definiciones de Auditoria de la Calidad-Auditoria de la calidad: Es un examen sistemático e independiente de la eficacia de sistema de calidad o de alguna de sus partes. (Calidad Industrial: Glosario terminológico, MINER.)-Auditoria de la Calidad: Una auditoria no debe confundirse con las actividades de inspección y supervisión que se realizan con el único propósito de controlar un proceso o aceptar un producto o servicios. (UNE 73 - 401. 87. Garantía de calidad en Instalaciones nucleares).-Según de conformidad 8402:1994 (vocabulario) la auditoria de la calidad es Un examen metódico independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y para comprobar si estas disposiciones se llevan a cabo eficazmente y son adecuadas para alcanzarlos objetivos previos. 4

AUDITORÍAS INTERNAS O DE PRIMERA PARTE: El cliente y el auditado son la misma organización. Es decir, es organizada por la propia empresa, en sus propias instalaciones. Aunque puede existir una petición del propio sector de la empresa o de otro sector para que se lleve a cabo. El auditor puede ser en este caso un miembro de la misma organización o una persona o grupo de personas subcontratadas, es decir, externas a la organización. La auditoría interna es el medio de verificar que el sistema de la calidad implantado resulta apropiado y además supone una herramienta de mejora permanente en la empresa. Los resultados de este tipo de auditorías se presentan al responsable del sector auditado que extraerá personalmente las conclusiones oportunas, de acuerdo con la dirección y con el cliente. El análisis de resultados y las conclusiones de la auditoría son documentos internos de la empresa.

AUDITORÍAS DE SEGUNDA PARTE: El cliente y el auditado no son la misma organización. Son auditorías externas. El auditor en este caso no pertenece a la organización auditada sino que proviene de la organización cliente o es una persona o grupo de personas subcontratadas, externas tanto al cliente como al auditado. La decisión de iniciar la auditoría procede en este caso del cliente y debe ser aceptada por el suministrador que tiene, la empresa puede oponerse a someterse a dicha auditoría, pero entonces tiene que enfrentarse a las posibles consecuencias, como la posible ruptura de relaciones comerciales. El cliente puede solicitar este tipo de auditoría por varios motivos:-Auditoría de evaluación: antes de comenzar una relación contractual con un suministrador, puede desear que se someta a una auditoría para hacer una evaluación del mismo.-Auditoría de seguimiento: dentro de un marco contractual, el cliente puede desea revaluar de forma periódica a su suministrador.-Dentro del marco contractual, puede desearse evaluar al suministrador después por ejemplo de la implantación de un plan de acciones correctoras emprendido ante los resultados de una auditoría anterior. En este marco la auditoría es una herramienta de mejora basada en un marco de colaboración entre cliente y suministrador. Los resultados de este tipo de auditorías deben permanecer en el marco de relaciones cliente/suministrador. 10

AUDITORÍAS EXTERNAS, DE TERCERA PARTE O DE CERTIFICACIÓN: Esta auditoría la solicita la empresa a un organismo independiente y reconocido. Esta auditoría tiene por objeto la evaluación de la organización con la intención de encuadrar sus actividades en el marco de un modelo determinado (por ejemplo la norma ISO 9001)La auditoría debe planificarse cuidadosamente, detallando fechas, documentación, itinerario, etc., e informando a todo el personal de su realización. Estas auditorías otorgan la concesión, conservación o revocación de una homologación, certificación, calificación, consentimiento o habilitación concreta. Este tipo de auditorías tienen una serie de reglamentos (distintos según el tipo de evaluación).El cliente no debe obstaculizar el trabajo de los auditores, y debe poner a su disposición los medios necesarios para realizarlas en las mejores condiciones. Con el análisis de todos los datos recogidos se efectúa un informe final que se comunica únicamente al cliente, ya que es estrictamente confidencial. Si el informe es desfavorable, en el propio documento aparecerán los problemas detectados para que el auditado proceda a su corrección o prevención en la medida de lo posible. La auditoría del sistema de calidad más conocida es la efectuada a partir de la norma internacional ISO 9001. Estas son certificaciones del sistema de calidad, pero también pueden efectuarse certificaciones de productos y servicios.

La calidad es una ventaja competitiva para aquellas empresas que se han identificado con ella y en donde la gerencia se encuentra plenamente identificada con su alcance, repercusiones, con todo lo que ello puede generar. Una vez que se ha inculcado obliga a la gerencia estar atenta sobre su comportamiento, cuidando, la forma como se está manteniendo, su alcance, logros, así como sus debilidades. Por tanto, la Auditoria de la calidad es una importante actividad que permite a las organizaciones mejorar sus funciones en forma continua. La auditoría puede ser tanto interna o externa a la organización. Auditoria Interna: Tiene como propósito verificar si las actividades relacionadas con la calidad están conformes con las especificadas en el sistema de asegurados y control de la calidad estas actividades las desarrolla personal de la empresa. Las acciones conectivas después de una auditoria interna deben documentarse. Auditoria Externa: Tiene el mismo propósito de la auditoria interna pero con la diferencia que es realizada por miembros que no pertenecen a la organización. El auditor tiene que tener la capacitación adecuada para desempeñar este cargo tan importante, además experiencia necesaria ya de esto depende obtener resultados valederos para realizar el informe final. Las etapas de la auditoria de calidad son: planificación, ejecución, informe y seguimiento. La auditoría de la calidad proporciona información valiosa a la dirección o gerentes de la empresa para la toma de decisiones en cuanto al 12 mejoramiento continuo.

INFORME GERENCIAL

Pautas para elaborar un informe eficaz, comprensible y bien presentado
Se denominan informes gerenciales a los informes presentados por el gerente de una empresa. Los informes gerenciales están dirigidos a los directivos de la empresa.
Un informe debería contar con:
* Una estructura ordenada,
* Claridad expositiva,
* Redacción eficaz y brevedad.
La estructura
El informe consiste en una concatenación ordenada de ideas que se pueden sintetizar en tres o cuatro puntos centrales, en donde se defiende una tesis que queda completamente clara en la primera lectura del mismo. La estructura debe permitir retener los puntos principales del mismo en una lectura rápida, casi en diagonal. Y, si la extensión del informe no lo permite, se debe optar por la fórmula del resumen ejecutivo.
La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción (introducción, nudo y desenlace) a su vez, desmenuzable en distintos pasos. Por tanto, selecciona tus ideas, el objetivo que persiguen, asígnales los datos que les corresponda (tablas, gráficos, recuadros...) y comienza a redactar siguiendo la estructura definida.
¿Cuánto escribir?
No hay un número de páginas exacto ni para cada capítulo ni para el informe. Cada uno aporta su propia información y en función de eso hay que redactarlo. El objetivo de ser breve pero explicativo debe ser constante.
En los informes, el rango de importancia de la información es de menor a mayor. Siempre se empieza por un orden cronológico y secuencial hasta finalizar con unos resultados y conclusiones espectaculares.
Partes del informe I
* La introducción. Presenta la situación objeto del informe y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento.
* Los antecedentes. Reflejan las razones que nos han llevado a elaborar ese informe. En definitiva, se trata de poner al lector en antecedentes, aportando los datos, recursos o metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar. También se destacarán las partes pertinentes del estudio FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) que fue aplicado previamente y que podrían revisarse en este nuevo informe.
* La metodología. En este apartado, hay que incluir información sobre el método que hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe. Se detallan todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como idóneos. También es necesario explicar todos los vocablos técnicos utilizados con paréntesis y pies de página para que su significado quede claro a cualquier perfil de lector.
* Los resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos. En esta parte, los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, pero conviene alternarlos con texto para no recargarlo de cifras.
Partes del informe II
* Las limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido incluir o no se han podido consultar o contrastar al redactarlo. Son las carencias que presentan las soluciones aportadas en ese informe.
* Las conclusiones. Es una de las partes más esclarecedoras del informe. El autor presentará las conclusiones a las que ha llegado para lograr modificar la realidad o la situación objeto de análisis.
* Las recomendaciones. Este apartado debe ser una herramienta útil para la empresa. Nuestra visión de expertos debe quedar patente recomendando pautas y soluciones con el fin de que sean ejecutadas por quienes corresponda tomar partido. El autor del informe aborda compromisos fruto de sus reflexiones y análisis previos.
* Información complementaria. En los anexos deberíamos siempre contar con algunas citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas y fuentes fidedignas para reforzar la tesis central que se expresará en el nudo del informe. Además se debe proponer al lector cómo localizar las fuentes originales utilizadas en el informe (documentos o webs).
¿Word o PowerPoint?
A la hora de presentar el informe, ambos formatos pueden complementarse. Word crea documentos diseñados para ser leídos y PowerPoint permite elaborar informes diseñados para ser presentados, no leídos.
Por tanto, en Word se puede hacer un documento altamente explicativo cargado de argumentos y defensa de los mismos y, también, un documento ejecutivo en PowerPoint para ser presentado por el autor u otros destinatarios. Es conveniente que los asistentes a la reunión reciban una copia del informe en soporte digital.
Dos modalidades
1. Técnicos. Se dirigen a personas con habilidades técnicas similares a quien redacta el informe y hablan al lector de igual a igual, usando tecnicismos cuyo significado siempre debe explicarse. Este perfil de lector estará en condiciones de interpretar con facilidad ciertas informaciones o datos (tablas, recuadros, gráficos...) que se aporten al documento.
2. Divulgativos. Se dirigen a un público heterogéneo (de la misma especialización o no que el autor) al cual hay que informar de forma masiva. El uso de tecnicismos es menos abundante. También es posible usarlos siempre que se expliquen. Al ser su finalidad divulgativa, debemos rechazar los datos complejos o superfluos que se desvíen del objetivo concreto del informe.
Como organizarlo
* Portada. El título es el primer elemento de atracción. Elígelo informativo, llamativo y sugerente, apoyado en un subtítulo explicativo. Que sean imaginativos. También pueden incluirse portadillas para separar distintos capítulos. Una buena encuadernación es fundamental. Detalles como añadir el logo y color corporativos son, a menudo, aconsejables.
* Índice. Sirve para numerar los contenidos del informe y sus correspondientes epígrafes. Luego vendrá el cuerpo del informe y el opcional apartado de anexos debidamente paginado. Puede añadirse un índice de tablas y gráficos.
* Gráficos, estadísticas, encuestas... Todos los documentos útiles para la comprensión del informe (encuestas, cuestionarios, fotografías...) tendrán cabida, sobre todo al final del documento, para no recargarlo. Aportan Información numérica, resumen largas parrafadas o muestran ideas explicativas de cómo se encadenan las ideas.
* Detalles estéticos. Usa un tamaño de letra que no desafíe la visión (Arias o Times en cuerpo 11 ó 12), un interlineado cómodo (desaconsejado el doble para los informes, frente al sencillo o de 1,5 líneas) y márgenes y espacios entre párrafos holgados para que descanse la vista. Desaconsejados los subrayados y preferibles la negrita, viñetas y símbolos para resaltar datos.