Confirmaciones bancarias y Abogado, Carta de Representación

NIA 260 - Responsabilidad del auditor de comunicarse con los responsables del gobierno

El NIA es la normativa sobre la responsabilidad del auditor, de comunicarse con los responsables del gobierno.

Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de comunicarse con los responsables del gobierno de la entidad en una auditoría de estados financieros. Aunque la presente NIA se aplica con independencia de la dimensión o estructura de gobierno de la entidad, su aplicación presenta particularidades cuando todos los responsables del gobierno de la entidad participan en su dirección, y en el caso de entidades cotizadas.

Esta NIA no establece requerimientos relativos a la comunicación del auditor con la dirección de una entidad o con sus propietarios a menos que sean a la vez responsables del gobierno de la entidad.

El ámbito de aplicación de esta NIA es la auditoría de estados financieros, pero también puede aplicarse, adaptada en la medida en que las circunstancias lo requieran, a las auditorías de otra información financiera histórica, cuando los responsables del gobierno de la entidad sean los responsables de supervisar la preparación de dicha información financiera histórica.

Dada la importancia de la existencia de una comunicación recíproca eficaz durante la realización de una auditoría de estados financieros, esta NIA proporciona un marco general para la comunicación del auditor con los responsables del gobierno de la entidad e identifica algunos asuntos específicos que deberán ser objeto de comunicación. En otras NIA (véase el anexo 1) se enumeran otras cuestiones adicionales que deberán ser objeto de comunicación y que complementan los requerimientos de la presente NIA. Asimismo, la NIA 2651establece requerimientos específicos relativos a la comunicación a los responsables del gobierno de la entidad de aquellas deficiencias significativas en el control interno que el auditor haya identificado durante la realización de la auditoría. Adicionalmente, la comunicación de otras cuestiones no previstas en esta o en otras NIA puede venir exigida por las disposiciones legales o reglamentarias, por acuerdos celebrados con la entidad o por otros requerimientos que resulten de aplicación al encargo, como, por ejemplo, normas emitidas por una organización profesional nacional de contabilidad. Esta NIA no impide al auditor comunicar cualquier otro asunto a los responsables del gobierno de la entidad.

Requerimientos:

Responsables del gobierno de la entidad

• El auditor determinará la persona o personas que, dentro de la estructura de gobierno de la entidad, sean las adecuadas a efectos de realizar sus comunicaciones.
• Cuando el auditor se comunique con un subgrupo de los responsables del gobierno de la entidad, como,por ejemplo, con un comité de auditoría, o con una persona, determinará si es necesario comunicarse también con el órgano de gobierno en pleno.
• En algunos casos, todos los responsables del gobierno de la entidad participan en su dirección, como, por ejemplo, en el caso de una empresa pequeña en la que el único propietario dirige la entidad y nadie más desempeña funciones de gobierno. En estos casos, si las cuestiones previstas en la presente NIA se comunican al responsable o responsables de la dirección y esas mismas personas ejercen como responsables del gobierno de la entidad, no es necesario comunicar dichas cuestiones de nuevo a tales personas en su función de responsables del gobierno. Esas cuestiones se enumeran en el apartado 16(c). No obstante, el auditor se satisfará de que la comunicación con el directivo o directivos sea suficiente para considerar que todos aquellos a los que el auditor debería informar como responsables del gobierno de la entidad han sido informados.

PROCEDIMIENTOS DE CONFIRMACIÓN ENTRE BANCOS

Introducción

El propósito de esta declaración es proporcionar ayuda al auditor externo independiente y también a la administración de un banco, como auditores internos e inspectores, sobre los procedimientos de confirmación entre bancos.  Los lineamientos contenidos en esta declaración deberían contribuir a la efectividad de los procedimientos de confirmación entre bancos y a la eficiencia del procesamiento de respuestas.

Un importante paso de auditoría en el examen de los estados financieros e información relacionada de un banco es solicitar confirmación directa de otros bancos tanto de los saldos y otras cantidades que aparecen en el balance general como de otra información que pueda no estar mostrada en el frente del balance pero que pueda ser revelada en las notas a los estados financieros.  Las partidas aparte el estado de situación financiera que requieren confirmación incluyen partidas tales como garantías, compras anticipadas, y compromisos de venta, opciones de recompra, y acuerdos de compensación.  Este tipo de evidencia de auditoría es valioso porque viene directamente de una fuente independiente y, por lo tanto, proporciona mayor confiabilidad que la obtenida únicamente en los propios registros del banco.

El auditor, al buscar obtener confirmaciones entre bancos puede encontrar dificultades en relación al idioma, terminología, interpretaciones consistentes y alcance de los asuntos cubiertos por la respuesta.  Frecuentemente, estas dificultades resultan del uso de diferentes clases de solicitudes de confirmación o de malos entendidos sobre lo que se supone que cubren.

Los procedimientos de auditoría pueden diferir de país a país, y consecuentemente las prácticas locales tendrán relevancia para la forma en que se apliquen los procedimientos de confirmación entre bancos.  Si bien esta declaración no pretende describir un conjunto integral de procedimientos de auditoría, no obstante, sí enfatiza algunos pasos importantes que deberían seguirse en el uso de una solicitud de confirmación.

 La necesidad de confirmación

Una característica esencial del control de la administración sobre las relaciones de negocios, con individuos o grupos de instituciones financieras, es la capacidad de obtener confirmación de las transacciones con dichas instituciones y de las posiciones resultantes.  El requerimiento de confirmación por un banco surge de la necesidad de la administración del banco y de sus auditores de confirmar las relaciones financieras y de negocios entre los siguientes:

·       El banco y otros bancos dentro del mismo país;

·       El banco y otros bancos en diferentes países; y

·       El banco y sus clientes que no son bancos.

Si bien las relaciones entre bancos son similares en naturaleza a las que hay entre el banco y un cliente que no sea banco, puede haber una importancia especial en algunas relaciones entre bancos, por ejemplo, en conexión con ciertos tipos de transacciones “aparte del estado de situación financiera”, como contingencias, transacciones anticipadas, compromisos y acuerdos de compensación.

Uso de solicitudes de confirmación

Los lineamientos expuestos en los siguientes párrafos están diseñados para ayudar a los bancos y a sus auditores  a obtener confirmación independiente de las relaciones financieras y de negocios dentro de otros bancos.  Sin embargo, puede haber ocasiones en las que el enfoque descrito dentro de esta declaración pueda ser también apropiado para procedimientos de confirmación entre el banco y sus clientes que no son bancos, los procedimientos descritos no son relevantes para los procedimientos de rutina de confirmación entre bancos que se llevan a cabo con respecto de las transacciones comerciales cotidianas conducidas entre ellos.

El auditor deberá decidir a qué banco o bancos solicitar confirmación, prestar atención a asuntos como tamaño de los saldos, volumen de actividad, grado de confiabilidad sobre los controles internos, e importancia relativa dentro del contexto de los estados financieros.  Las pruebas de actividades particulares del banco pueden estructurarse en diferentes maneras y las confirmaciones pueden, por lo tanto, estar limitadas únicamente a investigaciones sobre dichas actividades.  Las solicitudes de confirmación de transacciones individuales pueden, ya sea, formar parte de la prueba del sistema de control interno de un banco, o ser un medio de verificar saldos que aparecen en los estados financieros de un banco en una fecha particular.  Por lo tanto, las solicitudes de confirmación debería ser diseñadas para satisfacer el propósito particular para el cual se requieren.

El auditor deberá determinar cuál de los siguientes enfoques es el más apropiado al buscar confirmación de saldos y otra información de otro banco:

·       Detallar los saldos y otra información, y solicitar confirmación de sus exactitudes e integridad, o

·       Solicitar detalles de saldos y otra información, que pueden entonces ser comparados con los registros del banco que solicita.

Al determinar cuál de los enfoques de arriba es el más apropiado, el auditor debería ponderar la calidad de evidencia de auditoría que requiere en las circunstancias particulares contra la factibilidad de obtener una respuesta del banco que confirma.

Puede encontrarse dificultad para obtener una respuesta satisfactoria aún donde el banco que solicita someta información para confirmación al banco que confirma.  Es importante que se busque una respuesta para todas las solicitudes de confirmación.  No es práctica acostumbrada solicitar una respuesta sólo si la información sometida es incorrecta o incompleta.

Preparación y envío de solicitudes y recepción de respuestas

El auditor deberá determinar la dependencia apropiada a la que debe enviarse la solicitud de confirmación, por ejemplo, un departamento, como auditoría interna, inspección y algún otro departamento especializado, que puede ser designado por el banco que confirma, como responsable de responder las solicitudes de confirmación.  Puede ser apropiado, por lo tanto, dirigir solicitudes de confirmación a la oficina principal del banco (en la que regularmente se localizan dichos departamentos) y no a la dependencia donde se conservan los saldos y otra información relevante.  En otras situaciones, la dependencia apropiada puede ser la sucursal local del banco que confirma.

Siempre que sea posible, la solicitud de confirmación debería prepararse en el idioma del banco que confirma o en el idioma normalmente usado para fines de negocios.

El control sobre el contenido y envío de solicitudes de confirmación es responsabilidad del auditor.  Sin embargo, será necesario que la solicitud sea autorizada por el banco que solicita.  Las respuestas deberán dirigirse directamente al auditor y para facilitar dicha respuesta deberá incluirse con la solicitud un sobre porteado y con la dirección del auditor.

Contenido de las solicitudes de confirmación

La forma y contenido de una carta solicitud de confirmación dependerá del propósito para el que se requiera, de prácticas locales, y de los procedimientos contables del banco que solicita, por ejemplo, de si usa o no en forma intensa el procesamiento electrónico de datos.

 La solicitud de confirmación deberá ser preparada de una manera clara y concisa para asegurar la pronta comprensión del banco que confirma.

No toda la información para la cual generalmente se busca confirmación se requerirá al mismo tiempo.  Por consiguiente, se pueden enviar cartas de solicitud en diversas épocas durante el año, referentes a aspectos particulares de la relación entre bancos.

La información más comúnmente solicitada es respecto de los saldos vencidos al, o del, banco que solicita en las cuentas corrientes, de depósitos, de préstamos u otras. La carta  de solicitud deberá proporcionar la descripción de la cuenta, el número y el tipo de moneda para la cuenta.  Puede ser también aconsejable solicitar información sobre los saldos en cero en cuentas de corresponsales, o que se cerraron en los doce meses anteriores a la fecha de confirmación.  El banco solicitante puede pedir confirmación no sólo de los saldos sobre cuentas sino también, donde pueda ser útil, otra información, como los términos de vencimiento e interés, recursos no usados, líneas de crédito/recursos de reserva, cualquier compensación y otros derechos o gravámenes, y detalles de cualquier colateral dado o recibido.

Un parte importante del negocio bancario se relaciona con el control de aquellas transacciones comúnmente designadas como “fuera del estado de situación financiera”.  Consecuentemente, es probable que el banco solicitante y sus auditores soliciten confirmación de pasivos contingentes, como los que surgen sobre garantías, cartas confort y cartas de compromisos, facturas, aceptaciones propias y endosos.  Puede buscarse la confirmación tanto de los pasivos contingentes del banco solicitante al banco que confirma como del banco que confirma al banco solicitante.  Los detalles suministrados o solicitados deberían describir la naturaleza de los pasivos contingentes junto con su moneda y cantidad.

Debería buscarse también la confirmación de convenios de recompra y reventa de activos y de opciones vigentes en la fecha relevante.  Dicha confirmación debería describir el activo cubierto por el convenio, la fecha en que se contrató la transacción, su fecha de vencimiento  y los términos en los que se completó

Otra categoría de información, para la cual a menudo se solicita confirmación independiente en una fecha distinta de la fecha de la transacción, concierne a divisas a futuro, metal en barras, valores y otros contratos vigentes.  Es práctica bien establecida para los bancos confirmar transacciones con otros bancos al hacerse.  Sin embargo, es la práctica para fines de auditoría confirmar independientemente una muestra de transacciones seleccionadas de un periodo de tiempo, o confirmar todas las transacciones sin vencer con una contraparte.  La solicitud debería dar detalles de cada contrato comprado y vendido, a y de, el banco solicitante.

Los bancos a menudo tienen valores y otras partidas en custodia o en beneficio de los clientes.  Así que, una carta de solicitud puede requerir la confirmación de dichas partidas que tiene el banco que confirma, en una fecha específica.  La confirmación debería incluir una descripción de las partidas y la naturaleza de cualquier gravamen u otros derechos sobre ellas.

Modelo de Carta de Representacion

San Salvador, __ de enero de 200_.

Señores
Auditores y Asociados
Auditor Externo
Presente.

Esta carta de representación se proporciona en relación con su auditoría de los estados financieros de la _________nombre completo de la entidad__________ por el año que terminó el 31 de diciembre de 200_, cuyo propósito es expresar una opinión sobre si los estados financieros proporcionados a ustedes, presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera, el resultado de operaciones, los flujos de efectivo y los cambios en el patrimonio por el año que terminó en esa fecha, de acuerdo con la base contable utilizada.

Reconocemos nuestra responsabilidad por la elaboración y presentación confiable de los estados financieros de acuerdo con la base de contabilidad utilizada por nuestra Entidad. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener el control interno relevante a la preparación y presentación razonable de los estados financieros que estén libres de representaciones erróneas de importancia relativa, ya sea debidas a fraude o error; seleccionando y aplicando políticas contables apropiadas, y haciendo estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias.

Confirmamos, según nuestro leal saber y entender, las siguientes representaciones hechas a ustedes durante el desarrollo de la auditoría:

1. Los estados financieros a que se hace referencia en la presente carta, han sido preparados de acuerdo con el Sistema de Contabilidad, basado en ___relacionar la base contable, ej: ___Principios de Contabilidad Generalmente Aceptadas en El Salvador___ o ___Normas de Información Financiera adoptadas en El Salvador___ según corresponda ___.

2. Hemos puesto a su disposición todos los libros y registros contables y de documentación de soporte, así como las actas de reuniones de las Juntas de Accionistas y de Directiva, relativas al período sujeto a examen.

3. No han habido incumplimientos de leyes o regulaciones, reales o posibles, de los que tengamos conocimiento y que puedan tener un efecto significativo en los estados financieros en caso de incumplimiento. (___ en caso de existir incumplimientos detallarlos a continuación ___)

4. Con respecto al tema de fraude confirmamos que, entendemos que el término “fraude” incluye errores o irregularidades que resulten de información financiera fraudulenta y de la apropiación indebida de activos, por lo tanto reconocemos nuestra responsabilidad con respecto a la implementación y operación de sistemas contables y de control interno diseñados para prevenir y detectar fraude y errores.

Al respecto, no han habido irregularidades que involucren a miembros de la administración o empleados que tengan un papel importante en los sistemas de contabilidad y de control interno, que pudieran tener un efecto de importancia relativa sobre los estados financieros, asimismo, no tenemos conocimiento de fraude ni sospechas de fraude que puedan afectar a la entidad y que afecte significativamente los estados financieros al 31 de diciembre de 200_.

5. Confirmamos la integridad de la información que les hemos provisto con respecto a la identificación de las partes relacionadas y con respecto a las transacciones con dichas partes que sean significativas para los estados financieros. La identidad de las partes relacionadas, y los saldos y transacciones con éstas, se han registrado apropiadamente y, en caso que corresponda, han sido revelados adecuadamente en los estados financieros. Entendemos que se requiere revelar las transacciones con partes relacionadas. (___ en caso de NO existir partes relacionadas informarlo ___)

6. Los saldos y montos revelados en los estados financieros representan nuestra mejor estimación del valor razonable de los activos y pasivos que requieren ser revelados por las prácticas contables. Los métodos de medición y los supuestos significativos utilizados para determinar el valor razonable han sido aplicados de manera consistente, son razonables y reflejan adecuadamente nuestra intención y capacidad de llevar a cabo acciones específicas en nombre de la Entidad en la medida que sean relevantes para las medidas o revelaciones del valor razonable.

7. Hemos registrado o revelado como fue apropiado, todos los pasivos, actuales y contingentes y hemos revelado en los estados financieros todas las garantías entregadas a terceras partes. (___ en caso de existir garantías otorgadas detallarlas a continuación ___)

8. Los Estados Financieros proporcionados a ustedes para su examen, presentan los saldos que a continuación se detallan, los cuales han sido debidamente registrados y desglosados:

Balance General al 31 de Diciembre de 200_:
Detallar cuentas y saldos . . .

Estado de Resultados del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 200_:
Detallar cuentas y saldos . . .

9. No tenemos conocimiento de reclamos existentes o esperados, excepto por lo que podrían revelar nuestros abogados en carta separada.

10. Excepto por lo revelado en los estados financieros o notas a los estados financieros, no hay otra ganancia o pérdida contingente u otros pasivos que son requeridos a ser reconocidos o revelados en los estados financieros, incluyendo pasivos o contingencias por temas ambientales resultantes de actos ilegales o posiblemente ilegales, o posibles violaciones a los derechos humanos, legislaciones ó asuntos ambientales que pueden tener un impacto material en los estados financieros.

11. No tenemos planes ni intenciones que puedan alterar en forma importante el valor en libros o la clasificación de activos y pasivos reflejados en los estados financieros. Los estados financieros están libres de representaciones erróneas de importancia relativa, incluyendo omisiones.

(__ agregar nuevos numerales, en caso de existir cambios en el tratamiento contable o fiscal de los inventarios, cuentas incobrables, depreciaciones, amortizaciones, o partidas extraordinarias importantes o no usuales, u otros asuntos que podrían afectar a la Entidad y por tanto sea pertinente su revelación ___)


12. Ningún evento ha ocurrido posterior a la fecha de los Estados Financieros, que pudiera requerir ajuste o revelación consecuente. ( Caso contrario, de existir asuntos materiales a la fecha, que requieran revelación, relacionarlos ).

nombre, firma y sello nombre, firma y sello
del Representante Legal del Gerente o Administrador